“Udah ngirim email untuk dosen nih, tapi kok, ga direspon, ya? Apanya yang salah?” Di antara kalian pasti ada yang pernah bertanya seperti ini, kan? Ayo, ngaku! Hehe…
Teman-teman, sebetulnya, mengirim email untuk dosen itu tidak bisa dilakukan secara sembarangan, apalagi asal-asalan. Kenapa? Selain karena kurang etis, kalian juga berbicara kepada orang yang lebih dewasa dan bisa dicap sebagai mahasiswa yang “kurang santun” dalam berkomunikasi. Pastinya, kalian ingin menghindari hal buruk itu sebisa mungkin, dong?
Jangan khawatir, disini aku akan kasih 3 cara jitu dalam hal mengirim email ke dosen agar email yang kalian kirim dapat diterima dan direspons dengan baik. Mau tahu apa saja? Lanjut baca ke bawah, ya.
1. Gunakan Subjek yang Tepat
Hal pertama dan yang terpenting yang harus kalian ketahui adalah untuk selalu menggunakan subjek email yang tepat. Jika dibandingkan dengan manusia, subjek dalam sebuah email bisa diibaratkan sebagai kepala manusia itu sendiri. Kalian bisa bayangkan jika bertemu seseorang yang tak punya kepala? Seram, kan? Maka dari itu, subjek itu penting sekali.
Sebagai contohnya, kalau kalian ingin mengirim email perihal pengumpulan tugas, kalian bisa menggunakan subjek “Pengumpulan Tugas Mata Kuliah A” ATAU subjek apapun yang dosen kalian beritahu saat ada di dalam kelas. Ingat, setiap dosen memiliki ciri khas nya tersendiri. Jika mereka sudah memberikan persyaratan atau aturan tertentu dalam hal penulisan subjek email, maka ikutilah.
Oh iya, jika bisa, hindari juga penulisan subjek yang terlalu panjang sampai tidak bisa terbaca kata-kata terakhirnya dan HINDARI pengosongan subjek dalam email. Kemungkinan besar “ditendang” ke bagian spam oleh pihak terkait (contoh: Gmail), hingga keengganan dosen untuk membaca email-nya karena mereka bingung telah dikirimi email kosong dapat terjadi.
2. Tuliskan Isi yang Santun
Selanjutnya adalah menuliskan isi yang santun. Dengan mengirimkan email yang santun, dosen akan merasa dihargai dan kemungkinan besar email yang kalian kirim akan diterima dengan baik.
Sebelum langsung masuk ke maksud dan tujuan, hal pertama yang perlu dilakukan adalah memberikan salam. Kalian bisa mengucapkan “selamat pagi/siang”, diikuti dengan nama panggilan mereka, contohnya, “Selamat siang, Pak Budi”. Disini, kalian juga bisa menggunakan frasa-frasa yang lebih formal, namun menggunakan sapaan seperti ini pun tidaklah masalah, selama salam yang diucapkan baik dan santun.
Setelah itu, perkenalkan diri kalian agar dosen yang menerima pesan tidak kebingungan – terutama bagi kalian yang mengirim email pertama kali kepada dosen tersebut. Sebutkanlah nama, nrp, dan kelas asal kalian dengan singkat dan padat. Pepatah mengatakan, “Tak kenal, maka tak sayang”. Maka dari itu, berikanlah perkenalan singkat yang baik.
Setelah kedua hal di atas dilakukan, sampaikanlah maksud dan tujuan kalian dalam email yang kalian kirim. Gunakan bahasa yang sopan dan tentunya dapat dimengerti dengan baik, agar tidak ada kesalah pahaman yang terjadi. Lalu, tutuplah dengan ucapan terima kasih atas waktu yang telah diluangkan untuk membaca email kalian. Mudah, bukan?
3. Terakhir, Kirim Email di Waktu yang Tepat
Hal terakhir yang harus kalian perhatikan adalah waktu pengiriman email yang baik. Jangan pernah mengirim email di waktu-waktu yang kurang pantas, contohnya kalian mengirimnya pada pukul 9 malam atau pada pukul 5 dini hari agar tidak kelupaan. Siapa yang akan tertarik membaca pesan kalian di waktu tersebut? Jangan sampai seperti itu, ya, teman-teman. Kirimlah email di waktu yang baik, seperti pukul 10 pagi atau pukul 2 siang sebagai bentuk penghargaan terhadap dosen kalian.
Nah, itu semua adalah tips yang dapat kalian ikuti agar email kalian dapat diterima, dibaca, dan ditanggapi oleh dosen yang menerimanya. Selamat Mencoba! 😀
